Jakość usług czystości ważniejsza niż najniższa cena. Eksperci o zmianach w zamówieniach publicznych.

Temat ten był jednym z głównych wątków warsztatów „Akademia zakupów publicznych”, które odbyły się w Warszawie. W spotkaniu zorganizowanym przez Federację Przedsiębiorców Polskich i dziennik Rzeczpospolita udział wzięli przedstawiciele instytucji publicznych oraz eksperci rynku profesjonalnego utrzymania czystości.

Foto: Kamila Bujakowska 

Od najniższej ceny do najlepszej jakości

Jak podkreśliła Agnieszka Olszewska, prezes Urząd Zamówień Publicznych, rynek zamówień publicznych odchodzi dziś od modelu, w którym decydującym kryterium była wyłącznie cena.

„Teraz chodzi o to, żeby firma podejmująca się zadania finansowanego ze środków publicznych wykonała je dobrze i spełniła oczekiwania zamawiającego. To niekoniecznie musi być najtańsza oferta - prawo dostrzegło wreszcie, że za jakość trzeba zapłacić”.

W praktyce oznacza to większy nacisk na analizę potrzeb zamawiającego, właściwe zaplanowanie postępowania oraz ocenę ofert w oparciu o realną wartość i jakość usługi.

Największy koszt? Ludzie

Perspektywę branży usług czystości przedstawiła Jolanta Sergot-Kowalska, dyrektor Cleaning Consulting, która zwróciła uwagę na rzeczywistą strukturę kosztów w sektorze.

„Największą składową są koszty pracy stanowiące 70–80 proc. całości. Pozostałe to maszyny i narzędzia - ok. 10 proc., środki chemiczne - ok. 7 proc., a koszty operacyjne - ok. 3 proc.” – wyjaśniła ekspertka.

Dlatego – jak podkreśliła – prawidłowe przygotowanie zamówienia powinno uwzględniać wiele czynników wpływających na koszt i jakość usługi: natężenie ruchu w obiekcie, wymagane standardy higieniczne, materiały wykończeniowe czy godziny realizacji usług.

Liczy się efekt, nie liczba osób z mopem

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych w zamówieniach publicznych jest skupienie się na liczbie pracowników zamiast na efekcie końcowym.

„Negocjując umowę z firmą sprzątającą, zamawiający nie powinien rozmawiać o tym, ile osób przyjdzie i w jakich godzinach. Umawiamy się na to, że ma być czysto i za to płacimy” – podkreśliła Jolanta Sergot-Kowalska.

W praktyce oznacza to konieczność określenia standardów czystości dla różnych stref obiektu – od podstawowego poziomu higieny w przestrzeniach ogólnych po najwyższe standardy sterylności wymagane w obszarach medycznych. Ekspertka zwróciła również uwagę na aspekt, który wciąż bywa niedoceniany – odpowiedzialność prawną związaną z wykonywaniem usług czystości.

„Sprzątanie to czynność prawnie relewantna – źle dobrana chemia i technologia mogą być dowodem winy w sądzie” – ostrzegła ekspertka. Firma sprzątająca odpowiada bowiem nie tylko za wizualny efekt czystości, lecz także za bezpieczeństwo użytkowników budynku, ochronę materiałów wykończeniowych oraz zgodność z normami technicznymi i przepisami BHP.

SLA - sposób na mierzalną jakość usług

Coraz większą rolę w zarządzaniu usługami czystości odgrywają również umowy typu Service Level Agreement (SLA), określające gwarantowany poziom świadczenia usług. SLA to nic innego jak umowa, w której jasno zapisujemy, jaki poziom usług ma być zapewniony i w jaki sposób będziemy go mierzyć -wyjaśniła Sergot-Kowalska. Model ten opiera się na wskaźnikach jakości (KPI), regularnym monitorowaniu usług oraz raportowaniu wyników, co pozwala obiektywnie oceniać efektywność realizacji kontraktu.

Zdaniem ekspertów przyszłość rynku usług utrzymania czystości będzie opierać się na większej profesjonalizacji, wykorzystaniu danych oraz jasno zdefiniowanych standardach jakości.

Zmiany te obejmują również wprowadzanie do zamówień publicznych elementów związanych z ochroną środowiska, odpowiedzialnością społeczną czy nowoczesnymi technologiami zarządzania usługami.

Źródło:
Jeremi Jędrzejkowski, „Optymalizacja zakupów usług czystości”, Rzeczpospolita, 21.12.2025.
Materiał przygotowany we współpracy z Federacja Przedsiębiorców Polskich.

Tematy zwiazane z jakość usług utrzymania czystości, profesjonalizacja procesów czy nowoczesne podejście do zamówień, będą przedmiotem rozważań na konferencji Cleaning Forum. To doskonała okazja, aby spotkać ekspertów branży, wymienić doświadczenia i zainspirować się praktycznymi rozwiązaniami dla profesjonalnego utrzymania czystości.